Szanowni Państwo,

uprzejmie informujemy, że NZOZ DENTMAX Beata Urbańska, zwany w dalszej części DENTMAX przechowuje i udostępniania dokumentację medyczną na podstawie ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta /UoPPiRPP/, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, w sposób zapewniający zabezpieczenie przed jej zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą oraz dostępem osób nieuprawnionych. Poniżej szczegółowe informacje dotyczące zasad udostępniania dokumentacji medycznej:

1. DENTMAX udostępnia dokumentację medyczną pacjentowi lub jego przedstawicielowi ustawowemu; osobie upoważnionej przez pacjenta.

2. Po śmierci pacjenta dokumentacja medyczna jest udostępniana jest osobie upoważnionej przez pacjenta za życia; osobie, która w chwili zgonu pacjenta była jego przedstawicielem ustawowym; także osobie bliskiej, chyba, że udostępnieniu sprzeciwi się inna osoba bliska lub sprzeciwił się temu pacjent za życia, z zastrzeżeniem ust. 2a i2b UoPPiRPP.

3. Dokumentacja medyczna może być udostępniana także innym podmiotom określonym szczegółowo w art. 26 ust. 3 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.

4. Dokumentacja medyczna udostępniana jest „bez zbędnej zwłoki” – należy rozumieć to jako przeprowadzenie określonej czynności bez niedających się uzasadnić opóźnień (a zatem udostępnienie odbędzie się w jak najkrótszym czasie uwzględniając czas do wykonania niezbędnych czynności do przygotowania dokumentacji).

5. Wnioskujący każdorazowo poinformowany zostanie o przybliżonym terminie realizacji wniosku.

6. DENTMAX udostępnienia dokumentację medyczną:

   1. do wglądu:
      a) w lokalizacji, gdzie udzielane są Pacjentowi świadczenia zdrowotne, z zapewnieniem Pacjentowi lub innym uprawnionym organom lub podmiotom możliwości sporządzenia notatek lub zdjęć, w obecności lekarza prowadzącego albo lekarza odpowiedniej specjalności lub innego upoważnionego pracownika,
      b) w warunkach gwarantujących pacjentowi pełną dyskrecję i ochronę przed dostępem do dokumentacji osób nieupoważnionych;
      c) osoba przeglądająca dokumentację medyczną nie ma możliwości wyniesienia jej poza przeznaczone do tego celu pomieszczenie;

   2. poprzez sporządzenie jej wyciągów, odpisów, kopii;

   3. przez wydanie oryginału za potwierdzeniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu, na żądanie organów władzy publicznej albo sądów powszechnych, a także w przypadku gdy zwłoka w wydaniu dokumentacji mogłaby spowodować zagrożenie życia lub zdrowia pacjenta;

   4. przez sporządzenie kopii w formie odwzorowania cyfrowego (skanu) za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych.

7. W celu uzyskania wglądu, wyciągu, odpisu, kopii lub wydruku dokumentacji medycznej pacjent, jego przedstawiciel ustawowy lub osoba upoważniona przez niego składa żądanie udostępnienia dokumentacji medycznej w dowolnej formie tzn.:

   1. może skierować pisemny wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej, lub

   2. udać się do lokalizacji, gdzie Pacjentowi są (były) udzielane świadczenia zdrowotne i ustnie zażądać udostępnienia dokumentacji.

8. W przypadku wniosku składanego na piśmie można wykorzystać formularz pomocniczy wniosku dostępny poniżej na stronie, lub dostarczyć wniosek w innej formie, zawierający wszystkie niezbędne informacje umożliwiające udostępnienie dokumentacji medycznej.

9. W przypadku odbioru dokumentacji przez osobę upoważnioną, która nie jest wskazana w dokumentacji, należy złożyć dodatkowo upoważnienie (wykorzystać formularz pomocniczy) lub dostarczyć dokument w dowolnej formie.

   Przykładowy zakres danych, co do których przyjmuje się, że jednoznacznie identyfikują:
   1. Pacjenta: nazwisko i imię (imiona); data urodzenia (fakultatywnie, choć rekomendowane zbieranie w przypadku osób nieposiadających nr PESEL); adres miejsca zamieszkania; numer PESEL, jeżeli został nadany.
   2. W przypadku gdy Pacjentem jest osoba małoletnia, całkowicie ubezwłasnowolniona lub niezdolna do świadomego wyrażenia zgody, dodatkowo należy wskazać dane Przedstawiciela ustawowego: nazwisko i imię (imiona); adres jego miejsca zamieszkania; dodatkowe informacje pozwalające na ustalenie tożsamości Przedstawiciela ustawowego (opcjonalne, ale zalecane): PESEL, seria i numer dowodu tożsamości.
   3. osobę upoważnioną: data i miejsce urodzenia; numer dokumentu tożsamości (dowodu osobistego, paszportu, prawa jazdy legitymacji szkolnej).

10. Dokumentacja medyczna może być przesłana pocztą (przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru) na wskazany adres. Dokumentacja wysyłana pocztą jest zapakowana w dwie koperty. Koperta wewnętrzna jest opatrzona napisem „do rąk własnych”.

11. DENTMAX może przekazać kopię dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej poprzez przesłanie danych na adres e-mail wskazany przez Pacjenta w dokumentacji medycznej lub wniosku.

12. Minimalnym zabezpieczeniem przekazania przez DENTMAX danych w postaci elektronicznej, przesłanych na adres e-mail wskazany przez Osobę żądającą, jest zabezpieczenie składające się z następujących elementów:

    1. przed wysłaniem informujemy Osobę żądającą o zagrożeniach, dotyczących ochrony danych osobowych, związanych z proponowanym kanałem komunikacji;

    2. tworzymy pliki zawierające zaszyfrowane informacje za pomocą bezpiecznych programów do szyfrowania;

    3. wprowadzamy hasła zabezpieczające plik w chwili tworzenia tego pliku;

    4. do odszyfrowania przekazujemy w skompresowanym pliku informacje niezbędne jest wprowadzenie klucza kryptograficznego (hasła);

    5. hasło przesyłamy do odbiorcy innym, bezpiecznym kanałem komunikacji. Bezpiecznym kanałem komunikacyjnym do przekazania hasła jest np. sms przesłany na telefon Osoby żądającej, przekazanie hasła pocztą tradycyjną, przekazanie hasła do rąk własnych Osoby żądającej lub osoby przez niego upoważnionej;

    6. ze względów bezpieczeństwa DENTMAX przesyła pliki zaszyfrowane. Do otwarcia dokumentu jest niezbędne hasło uwierzytelniające.

13. Opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej:

    1. za udostępnienie dokumentacji medycznej DENTMAX pobiera opłaty zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. Wysokość pobieranych opłat wynika z art. 28 ust. 4 pkt 2 Ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta;

    2. opłaty nie pobiera się w przypadku udostępnienia dokumentacji medycznej Pacjentowi albo jego przedstawicielowi ustawowemu po raz pierwszy, w żądanym zakresie poprzez sporządzenie jej kopii, odpisów, wyciągów oraz na informatycznym nośniku danych.

14. DENTMAX prowadzi wykaz zawierający następujące informacje dotyczące udostępnianej dokumentacji medycznej: 1) imię (imiona) i nazwisko pacjenta, którego dotyczy dokumentacja medyczna; 2) sposób udostępnienia dokumentacji medycznej; 3) zakres udostępnionej dokumentacji medycznej; 4) imię (imiona) i nazwisko osoby innej niż pacjent, której została udostępniona dokumentacja medyczna, a w przypadkach, o których mowa w art. 26 ust. 3 i 4, także nazwę uprawnionego organu lub podmiotu; 5) imię (imiona) i nazwisko oraz podpis osoby, która udostępniła dokumentację medyczną; 6) datę udostępnienia dokumentacji medycznej.

Z poważaniem
Beata Urbańska
Administrator Danych
NZOZ DENTMAX

1. Formularz informacyjny - Zasady przetwarzania danych osobowych osób wnioskujących o udostepnienie dokumentacji medycznej - tutaj
2. Formularz pomocniczy – wniosek o wydanie dokumentacji medycznej - tutaj
3. Formularz pomocniczy – wniosek o wgląd do dokumentacji medycznej - tutaj
4. Formularz pomocniczy – upoważnienie - tutaj

1. Kserokopia – należy przez to rozumieć dokument wytworzony przez odwzorowanie oryginału dokumentacji medycznej, w formie kserokopii dokumentacji poświadczonej za zgodność z oryginałem;
2. Wyciąg – należy przez to rozumieć skrótowy dokument zawierający wybrane informacje lub dane z całości dokumentacji medycznej;
3. Odpis – należy przez to rozumieć dokument wytworzony przez przepisanie tekstu z oryginału dokumentacji medycznej z wiernym zachowaniem zgodności co do treści z oryginałem;
4. Kopia – należy przez to rozumieć dokument wytworzony przez odwzorowanie oryginału dokumentacji medycznej, w formie odwzorowania cyfrowego (skanu).
5. Dokumentacja medyczna – należy przez to rozumieć określone w ustawie oraz przepisach odrębnych dane i informacje medyczne odnoszące się do stanu zdrowia pacjenta lub udzielonych mu świadczeń zdrowotnych; Dokumentacja medyczna – dokumentacja medyczna, o której mowa w przepisach ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz wydanych na jej podstawie aktach wykonawczych;
6. Opiekun faktyczny – należy przez to rozumieć osobę sprawującą, bez obowiązku ustawowego, stałą opiekę nad pacjentem, który ze względu na wiek, stan zdrowia albo stan psychiczny opieki takiej wymaga;
7. Osoba bliska – należy przez to rozumieć małżonka, krewnego lub powinowatego do drugiego stopnia w linii prostej, przedstawiciela ustawowego, osobę pozostającą we wspólnym pożyciu lub osobę wskazaną przez pacjenta.

Szczecin, dn. 31.03.2021r.
Wersja 1.0.